เลื่อนนัด

วิธีการเลื่อนนัดที่ถูกต้องของคนญี่ปุ่น

เนื่องจากวันก่อนมีเหตุฉุกเฉิน
ที่จะต้องเลื่อนนัดลูกค้าที่ได้เคยนัดไว้ก่อนหน้านี้แล้ว
สิ่งที่ผมฉุกคิดขึ้นมาก่อนคือ
“จะเลื่อนนัดยังไง ให้ลูกค้าเข้าใจเรามากที่สุด
และสร้างความเดือดร้อนต่อเค้าให้น้อยที่สุด”

มันทำให้ผมนึกถึงตอนที่ฝึกงานในญี่ปุ่น

4 ข้อควรระวังในการเลื่อนนัดที่ควรรู้ไว้
เพราะถ้าทำไม่ดี หรือถ้าทำไม่ได้
คุณอาจจะเสียความเชื่อใจความเชื่อมั่นของคนรับนัดไปเลยก็ได้
1. รีบแจ้งเมื่อรู้
เมื่อรู้ตัวว่าจะต้องเลื่อนหรือยกเลิกนัดเมื่อไหร่
อย่ามัวแต่ยึกยักหาเหตุผลต่างๆ นาๆ
ให้รีบแจ้งลูกค้าให้ด่วนที่สุดเท่าที่จะทำได้
ลูกค้าจะได้มีโอกาสจัดเวลาเพื่อไปธุระอื่นได้อย่างทันท่วงที
..แม้อยากแสดงสปิริตด้วยการพยายามไปหามากเท่าไหร่
ก็ต้องคอยระมัดระวังคำพูดนะครับ เช่น
“วันนี้จะพยายามไปให้ได้ครับ” “พรุ่งนี้คิดว่าโอเคครับ”

คำเหล่านี้เป็นการแสดงถึงความไม่แน่นอน
ไม่ชัดเจน ถ้าไปได้ตามที่พูดไว้ก็อาจจะรอดไป
ลองนึกดูสิ ถ้าสุดท้ายคุณสัญญาไว้แล้วไปไ
ม่ได้อีก
มันจะกลายเป็นการผิดสัญญารอบสอง อันตรายนะครับ

2. ต้องขอโทษ และขอโทษผ่านโทรศัพท์เท่านั้น
ยุคนี้เรามีหลายช่องทางให้เลือกติดต่อ ไหนจะ Line
ไหนจะ Message บางคนก็อาศัย Facebook คุยกับลูกค้าก็มี
แต่ในทางธุรกิจ เมื่อเรารู้ตัวว่าจะต้องเลื่อนหรือยกเลิก
วิธีเดียวที่คนญี่ปุ่นใช้ติดต่อคือ

“การโทรศัพท์ไปแจ้ง และกล่าวขอโทษ”

แม้เราจะมีเหตุผลที่มีน้ำหนักเพียงใด เราก็ควรจะกล่าว
ขอโทษเพราะ คนรับนัดเค้าอุตส่าห์จัดเวลาไว้เพื่อเราโดยเฉพาะ
ในกรณีที่ไม่สะดวกจะโทรศัพท์ไป
อนุโลมให้เมลล์ไปแจ้งล่วงหน้าก่อน แล้วควรลงท้ายอีเมลล์ว่า
“ติดต่อแจ้งเบื้องต้นนะครับ เดี๋ยวผมติดต่อไปอีกที”
แล้วต้องไม่ลืมที่จะโทรศัพท์เข้าไปหาลูกค้าครับ
3.นึกถึงใจเค้าใจเรา
การเลื่อนหรือยกเลิกนัด ต่างคนต่างมีเหตุผลเป็นของตัวเอง
แต่ไม่ว่าเหตุผลจะคืออะไร ให้นึกถึงใจเขาใจเราเป็นอันดับแรก
บางเหตุผลสามารถพูดได้ แต่บางเหตุผลก็ไม่เหมาะที่จะบอกออกไป
เช่น “ขอโทษนะครับพอดีประชุมกับลูกค้าจ้าวกอนหน้ามันยืดยาวเลยเวลาออกไป”
“ขอโทษค่ะ พอดีตื่นสายไปหน่อย”
ทุกเหตุผลที่จะทำให้เกิดปัญหาต่อความเชื่อมั่น
ขอให้พยายามหลีกเลี่ยง ให้นึกซะว่าถ้าเราเป็นคนฟังเราจะรู้สึกยังไง

4.ไม่ลืมที่จะขอบคุณ
ในกรณีที่ลูกค้ายอมตามที่เราขอร้อง
เราก็ควรขอบคุณด้วยความจริงใจ
เพราะการยอม คือ “การให้อภัย” ของลูกค้า
แล้วถ้านัดครั้งหน้า อย่าลืมขอโทษ
สำหรับการเลื่อนหรือยกเลิกนัดครั้งนี้ด้วย

เพราะนี่คือมารยาทในการทำธุรกิจ ของนักธุรกิจมืออาชีพครับ
เลื่อนนัด เลื่อนได้ครับ แต่ต้องทำกันแบบมืออาชีพ แค่นี้เอง

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *