บริหารเวลา organizer

บริหารเวลาอย่างมืออาชีพฉบับญี่ปุ่นด้วย “เทะโจ”

สมุดบริหารเวลาชีวิตของคุณ ภาษาญี่ปุ่นเราเรียกว่า “เทะโจ” ครับ
ตะโกนคำนี้ใส่คนญี่ปุ่นใครๆ ก็รู้จัก
เพราะคนทำงานส่วนใหญ่โดยเฉพาะ Salaryman
ถือเป็นเครื่องมือประจำตัวในการทำงานเลยทีเดียวด้วยความสงสัยว่า “เทะโจ” เกิดขึ้นมาตั้งแต่เมื่อไหร่
ผมจึงเที่ยวค้นหาประวัติตามแหล่งข้อมูลต่างๆ
แล้วก็ได้ทราบครับว่าคนญี่ปุ่นเริ่มใช้ “เทะโจ” เป็นครั้งแรก
ตั้งแต่ 150 กว่าปีที่แล้ว (ปี ค.ศ.1862)
เหนือไปกว่านั้น คนญี่ปุ่นพยายามคิดค้น ค้นคว้า บวกศึกษาจิตวิทยาของมนุษย์
เพื่อออกเป็นหนังสือ How to ใช้ Organizer ยังไงให้มีประโยชน์สูงสุดต่อตัวเรา
ท้ายปีเก่า ต้นปีใหม่ ถ้าเดินไปตามร้านเครื่องเขียน
จะเห็น “เทะโจ” วางอยู่เรียงราย แต่ถ้าแวะผ่านร้านหนังสือ
จะมีหนังสือ How to การใช้ “เทะโจ” วางแผงอยู่มากมายเช่นกัน
.
จากประสบการณ์ผมได้ใช้ เทะโจ กับการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น
พร้อมกับศึกษาหนังสือ How to อีกหลายเล่ม
และประยุกต์ใช้กับสถานการณ์จริงๆ
ขอรวบรวมเอาเทคนิคบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ
ด้วย Organizer มาแบ่งปันเพื่อนๆกันนะครับ

1) อ่านง่าย มองปุ๊บรู้ปั๊บ
แบ่งสีตัวอักษรตามหมวดหมู่
ผมแนะนำให้คุณพกปากกา 4 สี สีน้ำเงิน ดำ แดง เขียว แล้วสอดไว้
ในช่องเสียบปากกาของ Organizer เลยครับ เวลานึกอยากจะใช้
คุณไม่ต้องไปควานหาปากกาหลายๆแท่งจากในกระเป๋าหรือที่ไหนๆ
พอมีจังหวะต้องลงตารางใหม่ๆ ก็หยิบใช้ได้ทันที
โดยแบ่งสีตามนี้ (สามารถปรับได้ตามความถนัดของคุณ)

สีน้ำเงินเกี่ยวกับงาน ตารางการนัดหมาย ประชุม
หรือเนื้อหาสั้นๆ/ถ้านักเรียนก็ลงตารางเรียนในนี้ได้ครับ
(ที่ญี่ปุ่นสีน้ำเงินและสีดำอาจจะสลับกัน
เพราะปากกาสีหลักที่ใช้ในการทำงานคือสีดำครับ)

สีดำ: อะไรที่ลงทุนกับตัวเราเองเพื่อพัฒนาตัวเอง เช่น
การลงสัมมนา, การสร้างคอนเนคชั่นเพิ่มเติม

สีแดง: หัวข้อที่ “สำคัญ” มาก เกี่ยวข้องกับชีวิตของเรา
ไม่แบ่งว่าเรื่องงาน เรื่องเรียนหรือเรื่องส่วนตัว

สีเขียว: เรื่องส่วนตัว วันหยุด การท่องเที่ยว หรือไอเดียใหม่ๆ

บางคนที่ไม่สะดวกที่จะแบ่งสีไว้เยอะๆ ผมก็มีอีกเทคนิคง่ายๆ คือ
พกแค่ปากกาสองสีครับคือสีน้ำเงินและสีแดง
ใช้สีน้ำเงินไว้เป็นสีหลักในการขีดเขียน
และสีแดงในการเน้นย้ำข้อความสำคัญครับ
.
แต่การนัดหมายบางครั้ง จะมีการเปลี่ยนแปลงเวลา
เข้ามาทำให้ต้องขีดฆ่าหรือลบทิ้งบ้าง
คนญี่ปุ่นหลายๆคนเค้าไม่ชอบให้ เทะโจ ดูเลอะเทอะ
เลยหันมาใช้วิธีการเขียนลงบน Post it
แยกตามสีแล้วแปะเอาครับ จะเปลี่ยนแปลง จะย้ายไปแปะที่ไหนก็ดูง่ายไม่เลอะเทอะ
จะใช้วิธีไหนก็แล้วแต่ความสะดวกของคุณเลยครับ
.
2)ใส่ความคิดสร้างสรรค์ในการเขียนลงไป
เลือกขนาดเทะโจให้เหมาะกับปริมาณการเขียนและความแน่นของตาราง
แต่ละคนมีความจำเป็นที่จะต้องบันทึกต่างกัน
บางคนเป็นนักธุรกิจตารางแน่น แน่นอนครับ..ในบริเวณปฏิทิน
ของแต่ละเดือน แต่ละวัน ย่อมควรที่จะมีบริเวณให้เขียนเยอะๆหน่อย
ลองหาเทะโจะให้ขนาดพอเหมาะกับงานของตัวเองดูนะครับ
.
บางทีมีความลับไม่อยากให้คนอื่นอ่านแล้วรู้
บางทีเป็นคำที่เขียนบ่อยแต่รู้สึกเสียเวลาที่ต้องมานั่งเขียนทุกครั้ง
ผมนิยมใช้ตัวย่อหรือสัญลักษณ์ในการบันทึกครับ
เทะโจของเรา อ่านเองเข้าใจเองก็เพียงพอแล้วครับ
อันนี้เป็นตัวอย่างตัวย่อที่ผมใช้นะครับ

MTG: การประชุม
P: ปาร์ตี้หรืองานเลี้ยง
DL: เส้นตาย (Deadline)
AP: นัดหมาย
Z: zangyo(残業) OT
DT: นัดเดท
S: Seminar สัมมนา
R: Report รายงาน
C: Contact ติดต่อ
Zoudan: ปรึกษา
.
สำหรับใครที่ชอบใช้และถนัด Online
ลองศึกษาแล้วทำความเคยชินกับ App หรือ Software ให้มากๆ นะครับ
ส่วนตัวผมพยายามแยกใช้ เพราะในมือถือ online
เรา connect อยู่กับหลายอย่าง ไหนจะอีเมลล์ ไหนจะเฟสบุค ไหนจะไลน์
ซึ่งอาจจะทำให้ระดับความสำคัญของ Schedule ในมือถือจางหายไปบ้าง
.
เปิด “เทะโจ” มาเมื่อไหร่ ผมรู้สึกว่า
มันเป็น “คัมภีร์ที่จะเปลี่ยนชีวิตผม” ได้ครับ
และทุกเป้าหมายที่ผมตั้งเอาไว้ เริ่มเป็นรูปเป็นร่างได้
จากการลงมือเขียนลงบนเทะโจครับ
.
ลองเอาไปใช้ดูนะครับ สงสัยอะไร
Comment ถามได้ ผมยินดีให้คำแนะนำ

Comments 1

  1. Jirawath_L

    สวัสดีครับ คุณบูม,

    อยากสอบถามเกี่ยวกับการใช้ Organizer เพราะผมไม่มีความรู้และประสบการณ์การใช้เลย มีความต้งใจอยากจะใช้ (อ่าน2บทความที่คุณบูมเขียนไว้ และเห็นว่าสำคัญ+ต้องมี)
    แต่ยังไม่เข้าใจเท่าไหร่ จึงอยากขอคำแนะนำเพิ่มเติม ว่าOrganizerที่ดีควรเป็นแบบไหน เพราะไปเดินร้านเครื่องเขียน มีหลายแบบ ไม่รู้ว่าจะเลือกแบบไหนดี ? พร้อมทั้งอยากทราบว่า ถ้ามีแล้ว เราจะลง จะใช้ยังไงครับ

    ขอคำแนะนำด้วยครับ

    ขอบคุณมากๆครับ

    ขอแสดงความนับถือ
    จิราวัฒน์ เหลืองรุจิวงศ์

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *